Interoperabilidad entre sistemas de una institución: por dónde empezar
Conectar sistemas no empieza por la tecnología, sino por saber qué datos hay, dónde viven y quién responde por cada uno. Este es el orden que seguimos.
Haz el inventario de sistemas y datos
El primer entregable es una tabla simple: cada sistema, los datos que contiene, quién lo opera, qué forma de intercambio ofrece (API, archivos, acceso a base de datos) y qué tan crítico es. Suele ser la primera vez que alguien ve todos los sistemas juntos.
Define quién es dueño de cada dato
Cuando un dato vive en dos sistemas y se digita en ambos, tarde o temprano difieren. Para cada dato se acuerda cuál es el sistema que manda (la fuente de verdad), cuáles lo consultan y en qué sentido se sincroniza. Sin esta decisión, cualquier conexión técnica automatiza el desorden.
Elige el tipo de conexión según lo que ofrezca cada sistema
- API: es la opción preferida. Permite intercambiar datos con reglas claras y revisar cada operación.
- Lectura de la base de datos: sirve cuando no hay API, pero acopla la conexión a la estructura interna del sistema y exige cuidado con los cambios de versión.
- Intercambio programado de archivos: es la alternativa más simple cuando el sistema no admite otra cosa; se compensa con validaciones y registro de cada carga.
La elección se justifica por escrito para cada sistema, con sus riesgos. Una conexión por archivos bien registrada es mejor que una API mal operada.
Diseña para el día que algo falla
Un sistema externo va a dejar de responder en algún momento. Antes de escribir código se deciden cuatro cosas:
- Identificador único por operación: si un envío se repite por un reintento, el registro se crea una sola vez.
- Reintentos automáticos para fallas temporales, con espera creciente y un máximo.
- Cola de errores con un responsable asignado para lo que no se resuelve solo.
- Registro de cada operación, con quién la originó y cómo terminó.
Empieza por un flujo
Un buen primer flujo tiene volumen suficiente para que se note el ahorro y riesgo bajo si algo sale mal. Se construye, se opera durante un tiempo y se mide: cuántas operaciones, cuántas fallas, cuántas requirieron intervención. Con esa evidencia se decide el siguiente flujo, en lugar de comprometer todo desde el inicio.
Qué debe entregarse al terminar
- Diagrama de flujos y matriz de campos por entidad.
- Integración en producción con monitoreo y alertas configurados.
- Repositorio de código a nombre de la institución.
- Manual de operación con el procedimiento de reproceso.
- Sesión de traspaso con el equipo que operará la integración.